إن مهارات الكتابة المهنية هي مهارات أساسية للمهنيين في جميع المجالات، حيث أنها تستخدم للكتابة عن الأعمال و المعلومات المتعلقة بها. و من المهم جدًا في التواصل الكتابي في العمل تقديم فكرة واضحة وموجزة عما تريد مشاركته، و اختيار الكلمات المناسبة، لإيصال الرسالة المقصودة وعدم إرباك القارئ .
و يستفيد كل فرد عامل من تحسين مهاراته في الكتابة المهنية بغض النظر عن مجال عمله، بدايةً من الرئيس التنفيذي و حتى موظف الاستقبال. و هي في النهاية ، مهارة يمكن تعلمها وتحسينها بمرور الوقت. و مهارات الكتابة المهنية ضرورية في بيئة العمل، فهي تعزز ثقتك بنفسك وتسمح لك بالتواصل بحرية، دون خوف من ارتكاب الأخطاء.
هذا النوع من الكتابة المهنية هو كدليل للقارئ. ، فهي بشكل عام تتضمن الخطوات والإجراءات اللازمة لإكمال مهمة ما بشكل صحيح وفعال. و يستفاد من هذا النوع من الكتابة إما فوريًا أو مستقبليًا – على سبيل المثال: أدلة المستخدم والمذكرات وما إلى ذلك؛ حيث يؤخذ في الاعتبار معرفة القارئ المسبقة عن هذا الموضوع، ثم تُوفَّر المعلومات الإضافية المطلوبة.
تتضمن الكتابة المهنية المعلوماتية تسجيل مستمر ودقيق للأعمال التجارية ، مثل الحسابات ومحاضر الاجتماعات وسياسات الشركة والشروط والأحكام… كل هذه المعلومات تساعد على تتبع نمو الشركة ووضع الخطط والامتثال للالتزامات القانونية. كما أنها حاسمة في التصدي للتحديات والشكوك التي قد أو قد لا تكون متوقعة.
وكما يوحي الاسم، فهذه الوثائق مكتوبة لإقناع القارئ والتأثير على قراره. ومن ثم، فإنها تشمل المعلومات المتعلقة بالخدمات أو المنتجات الجديدة أو القديمة لزيادة المبيعات. في بعض الأحيان، تُستخدم لبناء وتحسين العلاقات مع عميل محتمل – على سبيل المثال ، رسائل البريد الإلكتروني الترويجية والنشرات الصحفية ، وما إلى ذلك. فالعنصر الحاسم في هذا النوع من الكتابة هو تزويد القارئ بما يريد سماعه؛ حيث يقوم الكاتب بتخمين مشاكل القارئ وتقديم الحلول الممكنة لهذه المشاكل.
يتضمن هذا النوع من الكتابة التواصل اليومي بين الموظفين في الشركة، باستخدام رسائل البريد الإلكتروني والفواتير والرسائل الرسمية وما إلى ذلك.، وهي النوع الأكثر شيوعًا وأكثر ما يستخدم في الكتابة المهنية. فهي في الواقع الوسيلة المفضلة لنقل أي أخبار تتعلق بالعمليات التجارية العامة.
المصطلحات التخصصية هي المصطلحات التي يستخدمها المهنيون في مجالات معينة؛ فكما سيجد الناس في مجال الأعمال التجارية صعوبة في فهم المصطلحات الطبية (أو المصطلحات التخصصية). فبالمثل، سيجد الجمهور العام صعوبة في فهم المصطلحات المتعلقة بمجال الأعمال التجارية. لذا ، من الأفضل استخدام كلمات بسيطة ومباشرة يفهمها جميع القراء.
على الكاتب إجراء البحوث المناسبة قبل كتابة أي وثيقة لضمان عدم وجود أخطاء عند إيصال رسالة، و عليه التأكد من واقعية جميع المعلومات المقدمة . حيث من المكن أن يؤدي تسليم الرسالة أو المعنى الخاطئ إلى انعدام الثقة بين القراء.
قم بالمراجعة وإعادة التدقيق لضمان عدم وجود أخطاء نحوية أو معلومات مفقودة قبل إرسال مستند عمل، فيمكن للأخطاء أن تؤدي في النهاية إلى سوء الفهم وإبطال الغرض من الرسالة. و من الجيد دائمًا الحصول على تعليقات من زميل وإجراء التصحيحات إذا لزم الأمر.
تجنب كتابة أكثر من المطلوب، فمن الأفضل إيصال الرسالة مباشرة قدر الإمكان. و حاول عدم إطالة فقرة واحدة من الرسالة إلى مقطعين أو ثلاثة.
إن إضافة معلومات غير ضرورية يمكن أن يؤدي إلى تفويت القارئ للجزء المحوري من الرسالة؛ ونتيجة لذلك، لن تُفهم الرسالة بالطريقة المقصودة.
يمكنك دائما إتقان مهارة الكتابة المهنية من خلال الحصول على التدريب المناسب والممارسة المستمرة. و تساعد ردود الفعل البنّاءة وإجراء التغييرات المناسبة على فهم الأخطاء الحاصلة وتجنب مثلها في المستقبل.
قد لا يتوفر بالضرورة لدى الأفراد في بيئة العمل، الوقت لقراءة مستند ما كلمة بكلمة. لذا، فإن تعزيز الوثيقة بالعناوين الرئيسية و الفرعية والنقاط والأرقام وتسليط الضوء على المعلومات الهامة توضع محل تقدير. و من الممكن أن تساعدك مهارات الكتابة المهنية في تصميم المدونات ومواقع الويب ومواقع التواصل الاجتماعي. و ستُظهر هذه المهارة تميزك كموظف وتُزيد من مصداقية الشركة. كما أن امتلاكك للمهارات يضمن موثوقيتك بين زملاء العمل، و يساعد أيضًا على التأثير على الآخرين للمساهمة في تحقيق أهدافك الخاصة وتحسين نمو حياتك المهنية.
أكوماكو هو الموقع الرائد لبحث و إيجاد و التقديم على أحدث الوظائف للمستخدمين في مملكة البحرين و المنطقة الشرقية من المملكة العربية السعودية. تم إطلاق أكوماكو في عام 2020 من قبل عبد الحميد العصفور (المدير العام لمجموعة البيان الإعلامية)، وأصبحت المنصة الأكثر تميزًا وريادة، حيث تربط المشترين والبائعين من المملكة العربية السعودية إلى البحرين والعكس.
